Pensioenadviezen voor bedrijven (2)
Onafhankelijke advisering en communicatie op groeps en individueel niveau zijn de sleutelwoorden die leiden tot een passende pensioenregeling en tot een "feel good" gevoel over zowel de pensioenregeling als voor het goed werkgeverschap.
Amsterdam, 1 oktober 2009. Ruim een jaar geleden startte het management van Stichting IAVI met haar zoektocht naar een geschikte partij om haar te begeleiden bij het vinden van een geschikte pensioenuitvoerder. Ondanks alle verzoeken aan de huidige uitvoerder en de tussenpersoon schoot de ondersteuning op meerdere fronten tekort.
Het bijzondere aan het verzoek van Stichting IAVI aan de geselecteerde adviseurs waaronder Smit Vernooij was het goede doelen aspect. Men werd verzocht op creatieve wijze om te gaan met het principe dat alles wat niet aan "de strijkstok blijft hangen" uiteindelijk leidt tot een hoger beschikbaar kapitaal voor Stichting IAVI als organisatie en derhalve voor haar doelstelling: Stichting IAVI zet zich in voor het versnellen van de ontwikkeling van een preventief AIDS-vaccin en het waarborgen van de beschikbaarheid ervan voor degenen die dit het meest nodig hebben. Door een goede combinatie van tarifering, urenbegroting en logistiek kwam de opdracht uiteindelijk bij Smit Vernooij terecht. De nieuwe pensioenuitvoerder is inmiddels gestart met het in dekking nemen van de pensioenen en het uitvoeren van de regeling.
Hoe kijkt Operations Director Europe Jeroen van der Meer terug op deze periode?
"Als werkgever in Nederland is een pensioenregeling voor je werknemers regelen een koud kunstje. Een goede pensioenregeling voor je medewerkers hebben, is een heel ander verhaal.
In het geval van Stichting IAVI was in 2008 een bestaande regeling aanwezig die in 2009 verliep. Een interne evaluatie maakte duidelijk dat het lopende contract zwaar onder de maat was qua resultaat (slechts 87% van de premie werd belegd) en de service van zowel intermediair als pensioenverzekeraar was abominabel. De beschikbare premieregeling was afgesloten onder condities waarbij intermediair en pensioenverzekeraar de winsten op de regeling al hadden geïncasseerd in jaar 1-5 van de regeling en de motivatie om service te verhogen was hiermee verdwenen.
Smit Vernooij werd gecontracteerd uit een shortlist van onafhankelijke intermediairs op basis van een aantal criteria. Met name de onafhankelijkheid was een zwaar criterium en het bleek moeilijk om echte onafhankelijke intermediairs te vinden. Het loont om door te vragen als klant en te achterhalen of er geen oude verborgen banden met verzekeraars zijn. Smit Vernooij bleek hier prima aan te voldoen en de offerte werd ook prijstechnisch goedgekeurd. In goede samenwerking tussen IAVI en Smit Vernooij werd een projectlanning opgestart met als hoofdfasen:
- Opstellen criteria voor offertetoetsing
- Aanwijzen van 5 potentiële offranten
- Toepassen criteria
- Opstellen aanvullende vragen aan offranten
- Besluiten tot keuze van contractant
Binnen een periode van 4 maanden is het traject doorlopen, waarbij de rol van Smit Vernooij ten aanzien van het najagen van antwoorden een belangrijke succesfactor was. Per 01 oktober 2009 was de nieuwe uitvoerderovereenkomst tussen Zwitserleven en Stichting IAVI getekend en waren ook de pensioenovereenkomsten tussen werknemers en Stichting IAVI getekend.
De interne communicatie tijdens het offertetraject werd intern door Stichting IAVI zelf verzorgd. Nadat de keuze voor de pensioenuitvoerder was gemaakt is een tweede contract met Smit Vernooij gesloten met als doelstelling een goede communicatie en implementatie richting medewerkers te verzorgen. De uitgebreide kennis van de pensioenmarkt van Smit Vernooij had grote waarde voor een correcte implementatie, zowel richting IAVI, richting medewerkers als richting de pensioenuitvoerder.
Al met al kunnen we terugblikken op een geslaagde heraanbesteding van de pensioenregeling van Stichting IAVI. Het beleggingspremiepercentage is verhoogd naar 93% van de premie, en de service – anno januari 2010 – van Zwitserleven is sneller en beter dan Reaal."
Welke verbeteringen merkt Finance Associate Marcel Stal in de advisering en uitvoering?
"De verbeteringen die ik merk van de advisering en uitvoering zijn:
- Bij de start van het offertetraject werd eerst duidelijk de nadruk gelegd op de vorm en inhoud van het pensioenreglement, geheel los van mogelijke uitvoerders.
- Een aantal regelingen werd in detail besproken. Deze regelingen waren gekozen vanwege hun afwijking ten opzichte van het gebruikelijke en niet zozeer vergeleken met bestaande producten van uitvoerders. Voor mij blijkt hieruit de onafhankelijkheid van de adviseur.
- De keuze van de benaderde uitvoerders werd gebaseerd op onderzoeken.
- De berekening van de vergelijking van de offertes werd in spreadsheet aangeleverd en in alle openheid besproken. Ook werd de gelegenheid geboden deze vergelijking te toetsen.
- Afspraken tegen een gereduceerd uurtarief voor een goede doelenorganisatie waren mogelijk en de gedeclareerde uren kwamen dicht bij de begroting. Afspraken werden altijd nagekomen.
- In alles blijkt Smit Vernooij een werkelijk onafhankelijke adviseur te zijn met oog voor kwaliteit en tegen een scherpe prijs.
- Als resultaat hebben we nu een helder pensioencontract waarbij de uitvoeringskosten meer dan gehalveerd zijn. De uitvoering is sterk gesimplificeerd en versneld.
- Personeelsmutaties voer ik nu online rechtstreeks door in het systeem van de uitvoerder, zonder dat er een tussenpersoon aan te pas komt. Dat scheelt tijd, misverstanden en provisie.
- Polissen, beleggingen en facturen zijn binnen 3 werkdagen klaar. Een verschil van dag en nacht met onze vorige uitvoerder."
Tot slot
Heeft u binnen uw bedrijf te maken met groepsprocessen en zoekt u een professionele partij die de inhoudelijke informatie communicatief juist vormt geeft, neemt u dan gerust contact op met Smit Vernooij c.s. Onze contactgegevens vindt u hier >>>
Meer weten over Stichting IAVI en haar doelstelling: het versnellen van de ontwikkeling van een preventief AIDS-vaccin en het waarborgen van de beschikbaarheid ervan voor degenen die dit het meest nodig hebben. Klik hier >>>
Klik hier voor een ander voorbeeld van een pensioenadvies voor bedrijven >>>
Deel dit artikel met anderen